OKILYS suite · Pilotage des essais cliniques
OKILYS CTMS, le CTMS modulaire qui réunit tout le pilotage de vos études
Un CTMS pensé pratique : le cœur d'un CTMS classique, plus tous les suivis qui vivent d'habitude à côté — trackers Excel, tableaux de calls, formations, gestion et allocation de l'équipe, répertoire des accès aux systèmes de chaque étude. Tout est interconnecté : une information saisie une fois se retrouve partout. Moins d'administratif, plus de temps pour le projet, les patients, la safety.
Démonstration en 30 minutes sur vos propres cas d'usage · Accès client : ctms.okilys.com ↗
Ce qu'OKILYS CTMS a que les autres n'ont pas
Tout au même endroit
Le CTMS classique et tous les suivis annexes — trackers des ARCs, tableaux de calls, formations, allocation de l'équipe, accès aux systèmes, documents. Une seule connexion, une seule source de vérité.
Interconnecté de bout en bout
Une date saisie une fois alimente la fiche centre, les suivis, les checklists et les tableaux de bord. Plus rien à mettre à jour à plusieurs endroits.
Simple à prendre en main
Navigation claire, guide par profil intégré, exports Excel au format que vos équipes connaissent. Interface en anglais, utilisable sur mobile. Pas de déploiement lourd, pas de formation de trois jours.
Moins de charge mentale
La traçabilité indispensable en recherche clinique — audit trail, versions, signatures — se fait en arrière-plan. Vous gardez la tête au projet, aux patients et à la safety.
Modulaire, vraiment
Un socle, des modules, des outils
Vous n'activez que ce dont votre étude a besoin — et tout est interconnecté.
Le socle, toujours inclus
Espace de travail personnel, vue d'ensemble de l'étude, fiches centres, tableaux de bord et exports prédéfinis, équipe, profil de l'étude. Prêt à l'emploi dès le premier jour.
Les modules, au rythme de l'étude
De la faisabilité à la clôture : sélection des centres, visites et rapports signés électroniquement, actions de suivi, soumissions, contrat & budget, documents & formation. S'y ajoutent des modules thématiques qui suivent l'étude sur toute sa durée, comme l'oversight du promoteur selon ICH E6(R3) : plan d'oversight signé, facteurs critiques pour la qualité et risques, indicateurs KRI / QTL calculés en direct, visites de co-monitoring, constats et CAPA, rapports d'oversight. Chaque module ajoute ses pages et ses registres, tous connectés entre eux.
Les outils, à la carte
Greenlight, revue automatisée de rapport, journal des questions-réponses, dashboards et extractions 100 % personnalisables, planning & ressources, suivis de calls, registre des accès aux systèmes. Utilisables seuls, encore plus utiles branchés aux modules.
Un socle prêt le premier jour, des modules ajoutés au rythme de l'étude — sans migration ni double saisie. Parlons de votre étude →
Vue d'ensemble
L'étude en un coup d'œil, pour le chef de projet comme pour l'ARC
La page Overview compare les objectifs de l'étude (centres à activer, patients à screener et à inclure, jalons FSA / FPI / LPI / LPO / DBL) au réel : entonnoir de start-up, recrutement réel vs cible et vs plan, visites des 30 prochains jours et rapports en attente, actions ouvertes par niveau, équipe et formation, documents courants, actualités de l'étude. Chaque tuile ouvre le détail.
- Objectifs et jalons paramétrés dans le profil de l'étude
- Recrutement cumulé réel vs plan
- Alertes : visites en retard, rapports à revoir, actions overdue
- Actualités publiées automatiquement (amendement, nouvelle version)
Espace de travail
Vos tâches du jour, toutes études confondues
La page d'accueil est votre espace de travail : pour chacune de vos études, elle rassemble les tâches en attente et les rappels qui vous concernent selon votre rôle (visites, rapports, actions, demandes à valider). D'abord un résumé par étude, puis les cartes de tâches, et un bouton pour reprendre là où vous vous étiez arrêté.
- Tâches et rappels regroupés par étude, filtrés selon votre rôle
- Compteur de notifications pour ce qui attend votre validation
- Retour en un clic dans la dernière étude ouverte
- Recherche d'une étude par code, nom ou client
Rôles et autorisations
Un modèle global, personnalisable étude par étude
Admin, chef de projet (CTM / CPL), relecteur de rapports, ARC, lecteur : chaque profil voit et modifie ce qui le concerne, l'ARC uniquement ses pays. Le modèle global d'autorisations s'ajuste par un administrateur d'étude pour coller à chaque typologie d'étude. Périodes d'accès par compte et par étude, révocation en cascade.
- Une même personne peut être CTM sur une étude et ARC sur une autre
- Accès à donner aux ARC comme aux CPL du promoteur
Sécurité et conformité, par construction
Accès
Comptes nominatifs, authentification à deux facteurs obligatoire, verrouillage après échecs, sessions limitées, révocation immédiate.
Signatures électroniques
Rapports et greenlights finalisés par signature électronique tracée et infalsifiable : ré-authentification, empreinte du contenu, horodatage, manifeste vérifiable.
Audit trail
Chaque création, modification, clôture, téléchargement et signature est journalisée (qui, quand, avant / après). Suppressions douces avec corbeille.
Confidentialité
Vos données ne servent à rien d'autre qu'à votre étude. Aucun envoi à un service tiers ; hébergement en France ; notice de confidentialité et CGU acceptées et tracées.
Comment ça se passe
Cadrage
Un échange de 30 minutes pour choisir les modules et les templates (les vôtres ou ceux d'OKILYS).
Mise en place
Création de votre espace, de l'étude, des pays et des accès ; import de vos trackers d'actions et de suivi ARC existants.
Accompagnement
Guide utilisateur par profil intégré, prise en main des ARC, ajustements des templates et des règles d'actions.
Exploitation
Sauvegardes nocturnes, paquets de données, évolutions au fil de vos retours.
L'offre : abonnement par étude, par pack ou par module ; le nombre de centres prévus est fixé au contrat. Les outils autonomes peuvent être souscrits seuls. Tarifs et conditions sur devis.
OKILYS CTMS est conçu depuis le terrain, pour des équipes de terrain, et développé par 
INFRARCHNetwork, Security & Automation (La Vieille-Loye, Jura).